人づくりモノづくり

連絡で始末する　（２）　　NO-073

複数相手の連絡方法

　今日は早朝４時から書いています。今日と明日の二日間、三重県の鈴鹿スポーツガーデンのプールで行われるマスターズ水泳に参加するため、奈良から移動します。明日は帰宅してから書きますので、何時ものように朝に書くことが出来ず夜に成ります。

　さて前置きが長くなりましたが、今日の複数相手の連絡方法について書きます。

　報告の場合は、報告する相手は命令や指示をした人、一人に対して、行えばよかったのですが、連絡の場合は、相手が複数になる場合もあります。

　たくさんの人に連絡する場合は、時間と内容を同期化することが大切ですが、難しい問題です。メールの場合は同時に多数の人に送れますが、見る相手の人は、日時がまちまちになります。

　私が住むマンションは１０階建てで、各階１４戸ですから１４０戸が一つの建物に住んでいることになります。各階には班長が決められていますので、自分が担当する階の１４戸のみに連絡することになります。

　各戸に対する連絡は、回覧板で行われます。主婦が読んで隣に回す場合もありますが、回覧の内容によって、主人が夜仕事を終えてから帰宅してから確認し、翌日隣に回す場合があります。その場合、一戸で一日を費やしてしまうために、１４戸全体を回覧するには、二週間が過ぎてしまいます。

　これでは急ぎの場合、必要な日が過ぎてしまって、回覧が来た日には過去の問題になり、回覧が役に立たない問題が生じてしまいます。

　このような場合、現在回覧中の内容と同じものを、玄関のロビーにある全体の掲示板に、重複させて張り出すことも、一つの連絡方法になるかもしれません。

　会社などの回覧では、各自日付が入ったゴム印を捺印するので、誰が何時確認したのか、何所で長く留まっていたのか、が良く分かります。家庭の回覧も日付を記入すれば、少しは早く回覧されるかもしれません。

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